Plexus

6. Commissies en Comités

De vereniging telt een aantal vaste commissies en één comité. De vaste commissies/comités zijn: Activiteitencommissie, Alumni, Batavieren comité, Eerstejaarscommissie, Feestcommissie, Introductiecommissie, Reiscommissie, Educatiecommissie, Broedercommissie en de Sportcommissie. De Sportcommissie zal vanaf het studiejaar 2024-2025 als pilot beginnen.

Waar in dit hoofdstuk gesproken wordt over een commissie, vallen de comités hier ook onder, tenzij anders vermeldt.

Er kunnen altijd, als daar behoefte aan is, commissies worden geschrapt of nieuwe commissies worden opgericht door het bestuur. Het bestuur heeft het recht de commissies van verplichtingen te ontheffen.

Voor elke commissie geldt;

• De commissie wordt (in principe) door het bestuur samengesteld op een door het bestuur gekozen wijze (infoavond en vervolgens een vormingsavond);
• Alle commissies moeten bestaan uit studerende leden aan de opleiding Verpleegkunde op de HAN University of Applied Sciences. Uitzondering hierop is de alumni; zij mogen lid zijn van deze commissies op basis van hun alumnilidmaatschap.
• Leden mogen zich aansluiten bij een commissie op voorwaarde dat hij/zij een leeftijd van achttien (18) jaar heeft gehaald. Zonder propedeuse mag er geen inhoudelijke functie binnen een commissie vervullen (rollen zoals voorzitter of penningmeester);
• Alle commissies en comités bestaan uit maximaal acht (8) personen.
• Een commissielid dat nog maar een half jaar studeert aan de opleiding mag geen officiële functie bekleden in een commissie. Ook mag er per commissie niet meer dan twee (2) personen in zitten die nog maar een half jaar studeren.
• De commissie heeft een aangewezen commissiehoofd die gekozen is door de commissie zelf, met goedkeuring van het bestuur. Het commissiehoofd is verantwoordelijk voor het functioneren van zijn of haar commissie;
• De commissie dient binnen het door het bestuur beschikbaar gestelde budget te blijven, indien in overleg met bestuur mag dit overschreden worden;
• Voor activiteiten waar de penningmeester of voorzitter van het bestuur niet bij aanwezig kan zijn, kan de penningmeester of voorzitter van de commissie een voorschot aanvragen. Beide bankpassen van het bestuur zijn persoonlijk en mogen dus niet worden uitgeleend;
• De commissie draagt zelf zorg voor de realisatie en de evaluatie van hun activiteiten. Iedere commissie wijst een commissiehoofd, penningmeester en iemand die de PR-functie bekleedt. Ook is één (1) commissielid per activiteit/feest verantwoordelijk voor foto’s en verslagen. De penningmeester van de commissie onderhoudt contact met de penningmeester van het bestuur;
• De commissie verzorgt zelf subsidieaanvragen bij de penningmeester. Deze moeten binnen vier (4) weken zijn ingediend;
• De commissie draagt zorg voor het opstellen van een stappenplan en een draaiboek van haar activiteiten met daarin een tijdsafbakening, het budget en een lijst van personen die aan een bepaalde activiteit meewerken;
• Geen enkele commissie is gemachtigd zelfstandig een contract te ondertekenen. Dit gaat altijd in samenspraak met de commissaris externe betrekkingen;
• Commissies dienen bij contact met bedrijven/partners de commissaris extern te informeren. Ter voorkoming van evt. contractbreuk;
• De commissie draagt zorg voor de promotie van haar activiteiten en kan dit eventueel uitbesteden aan de commissaris interne;
• De commissie notuleert de in commissievergaderingen genomen besluiten en archiveert deze notulen;
• Het bestuur is te allen tijde gemachtigd beslissingen van commissies terug te draaien of te veranderen. Wanneer hier niet direct overeenstemming over te bereiken is met de desbetreffende commissie, dan worden alle acties die samenhangen met geschil stilgelegd. Vervolgens wordt het commissiehoofd en nog een ander commissielid uit desbetreffende commissie uitgenodigd voor de eerstvolgende bestuursvergadering. Het doel hiervan is om een overeenstemming te bereiken;
• Aankopen met een aankoopprijs van boven de honderd (100) euro dienen door de commissies overlegd te worden met het zittende bestuur. Beide partijen moeten een goedkeuring geven tot over gegaan kan worden naar het aanschaffen van het product;
  
  

6.1 Bijzondere activiteiten voor actieve leden

Om alle commissies en comités op dezelfde manier succes te wensen, organiseert het bestuur aan het begin van het jaar een commissie bondingsavond. Daarnaast wordt aan het eind van het collegejaar een commissie bedankweekend georganiseerd door het huidige bestuur.

Bovendien overlegt het huidige bestuur met de oud-bestuursleden wie de Senaatsdag organiseert. Voor deze dag of avond worden alle oud-bestuursleden uitgenodigd.

6.2 Vereningskleding

Alle actieve leden krijgen een verenigingsshirt. Dit houdt in een T-shirt met naam, het logo van s.v. Plexus en de naam van de commissie of het comité. De T-shirts worden besteld via het bestuur. De kleuren hiervan worden in overleg met de commissaris intern bepaald. Nieuwe commissieleden dienen tijdig hun maten door te geven.